Pendahuluan
Berhubungan dengan HRD (Human Resources Development) merupakan hal yang penting dalam mencari pekerjaan, mengurus administrasi karyawan, serta mendapatkan informasi terkait perusahaan. Dalam era digital saat ini, banyak perusahaan yang memanfaatkan aplikasi WhatsApp sebagai salah satu metode komunikasi dengan HRD. Artikel ini akan membahas tentang cara menghubungi HRD lewat WhatsApp.
1. Menyimpan Nomor WhatsApp HRD
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyimpan nomor WhatsApp HRD di kontak ponsel Anda. Biasanya nomor tersebut akan diberikan saat Anda diterima bekerja atau melalui informasi kontak yang tertera di website perusahaan.
2. Membuat Pesan Awal yang Jelas
Setelah menyimpan nomor WhatsApp HRD, buat pesan awal yang jelas dan singkat. Misalnya, “Halo, saya adalah [Nama Anda]. Saya ingin mengajukan pertanyaan terkait [tujuan Anda]. Apakah Anda tersedia untuk berkomunikasi melalui WhatsApp?”.
3. Menunggu Balasan
Setelah mengirimkan pesan awal, tunggu balasan dari HRD. Biasanya HRD akan merespons pesan Anda dalam waktu yang wajar. Jika tidak ada balasan setelah beberapa waktu, Anda dapat mengirimkan pesan pengingat dengan sopan.
4. Menjaga Etika Komunikasi
Saat berkomunikasi dengan HRD melalui WhatsApp, penting untuk tetap menjaga etika komunikasi. Gunakan bahasa yang sopan, hindari penggunaan kata-kata kasar, dan sampaikan pertanyaan atau permintaan dengan jelas.
5. Menghindari Mengirim Pesan di Jam Kerja
Untuk menghormati waktu kerja HRD, sebaiknya hindari mengirim pesan di luar jam kerja. Jika Anda memiliki pertanyaan mendesak di luar jam kerja, pastikan pesan Anda mencantumkan urgensi dan alasan mengapa pesan tersebut harus segera dibalas.
6. Menanyakan Waktu yang Tepat untuk Bertemu
Jika Anda ingin bertemu langsung dengan HRD untuk membahas hal-hal yang lebih detail, Anda dapat menanyakan waktu yang tepat untuk bertemu melalui WhatsApp. Usahakan untuk memberikan beberapa opsi waktu agar memudahkan HRD dalam menentukan jadwal.
7. Mengirimkan Lampiran atau Dokumen
Jika Anda perlu mengirimkan lampiran atau dokumen kepada HRD melalui WhatsApp, pastikan lampiran tersebut telah dikompres agar ukurannya tidak terlalu besar. Selain itu, berikan keterangan yang jelas terkait isi lampiran yang Anda kirimkan.
8. Menghindari Spamming
Pastikan untuk tidak melakukan spamming dengan mengirimkan pesan berulang-ulang kepada HRD. Jika HRD belum merespons pesan Anda, beri waktu yang cukup sebelum mengirimkan pesan pengingat. Jika HRD tidak merespons dalam waktu yang lama, Anda dapat mencoba metode komunikasi lain atau menghubungi pihak yang berwenang di perusahaan.
9. Menggunakan Bahasa yang Benar
Pastikan menggunakan bahasa yang benar dan sesuai kaidah dalam berkomunikasi dengan HRD. Hindari penggunaan singkatan yang tidak umum atau bahasa yang terlalu informal. Pilih kata-kata yang jelas dan mudah dipahami agar pesan Anda dapat disampaikan dengan baik.
10. Menyimpan Riwayat Percakapan
Agar mudah dalam melacak informasi yang telah dibahas dengan HRD, disarankan untuk menyimpan riwayat percakapan yang dilakukan melalui WhatsApp. Anda dapat menggunakan fitur simpan atau memindahkan pesan ke dalam folder khusus untuk HRD.
11. Menyampaikan Apresiasi
Jika HRD memberikan bantuan atau informasi yang berguna, jangan lupa untuk menyampaikan apresiasi secara langsung melalui WhatsApp. Hal ini dapat memperkuat hubungan antara Anda dengan HRD serta memberikan kesan positif terhadap diri Anda.
12. Menghormati Privasi HRD
Perlu diingat bahwa HRD juga memiliki hak privasi. Jangan mengirim pesan di luar jam kerja kecuali jika memang benar-benar mendesak. Jangan juga mengirim pesan pribadi yang tidak relevan dengan pekerjaan atau administrasi karyawan.
13. Membaca Informasi yang Telah Diberikan
Saat berkomunikasi dengan HRD melalui WhatsApp, pastikan untuk membaca dan memahami informasi yang telah diberikan sebelumnya. Jika Anda masih memiliki pertanyaan, sampaikan dengan jelas agar tidak terjadi miskomunikasi.
14. Menjawab Pesan dengan Cepat
Seiring dengan menjaga komunikasi yang baik, jawab pesan dari HRD dengan cepat. Hal ini menunjukkan keseriusan dan keterlibatan Anda dalam berkomunikasi. Jika ada pesan yang sulit dijawab dalam waktu singkat, beri tahu HRD bahwa Anda membutuhkan waktu lebih untuk memberikan jawaban yang tepat.
15. Menggunakan Emoji dengan Bijak
Penggunaan emoji dalam percakapan WhatsApp dapat menambah ekspresi dan emosi dalam komunikasi. Namun, gunakan emoji dengan bijak dan sesuai konteks. Hindari penggunaan emoji yang dapat menimbulkan kesalahpahaman atau tidak sesuai dengan tujuan komunikasi Anda.
16. Mengikuti Petunjuk dari HRD
Jika HRD memberikan petunjuk atau instruksi melalui WhatsApp, pastikan untuk mengikutinya dengan baik. Jangan ragu untuk meminta klarifikasi jika ada hal yang kurang jelas atau Anda membutuhkan penjelasan lebih lanjut.
17. Menghargai Waktu HRD
Menghargai waktu HRD adalah hal yang penting. Jangan mengirim pesan di luar jam kerja atau mengganggu HRD dengan pertanyaan yang sebenarnya dapat ditunda. Jika Anda memiliki pertanyaan yang tidak terlalu mendesak, sebaiknya ditanyakan pada saat yang tepat.
18. Menjaga Kerahasiaan Informasi
Saat berkomunikasi dengan HRD melalui WhatsApp, pastikan untuk menjaga kerahasiaan informasi yang dibagikan. Jangan membocorkan informasi yang seharusnya tidak diketahui oleh pihak lain. Hal ini penting untuk menjaga kepercayaan antara Anda dan HRD.
19. Menyampaikan Keluhan dengan Baik
Jika Anda memiliki keluhan terkait dengan proses rekruitmen atau tindakan HRD, sampaikan keluhan tersebut dengan baik melalui WhatsApp. Jelaskan keluhan Anda dengan jelas dan sertakan bukti atau informasi yang mendukung keluhan Anda.
20. Menyampaikan Pertanyaan Secara Tertulis
Jika Anda memiliki pertanyaan yang kompleks atau membutuhkan penjelasan yang detail, sebaiknya sampaikan pertanyaan tersebut secara tertulis melalui WhatsApp. Dengan menyampaikan pertanyaan secara tertulis, HRD dapat memberikan jawaban yang lebih terperinci dan tidak ada kesalahpahaman dalam komunikasi.
21. Menghindari Penggunaan Capslock
Penggunaan capslock dalam pesan WhatsApp dapat dianggap sebagai bentuk berteriak atau tindakan tidak sopan. Hindari menggunakan capslock kecuali jika memang diperlukan atau untuk menekankan suatu hal yang penting.
22. Menyampaikan Informasi dengan Jelas
Saat mengirimkan pesan kepada HRD, pastikan untuk menyampaikan informasi dengan jelas dan lengkap. Jangan membuat HRD harus menanyakan informasi tambahan karena pesan yang Anda kirimkan tidak jelas atau kurang lengkap.
23. Menyampa
23. Menyampaikan Informasi yang Diperlukan
Saat berkomunikasi dengan HRD melalui WhatsApp, pastikan untuk menyampaikan informasi yang diperlukan dengan lengkap. Misalnya, jika Anda mengajukan pertanyaan terkait pengajuan cuti, sampaikan tanggal cuti yang diinginkan, alasan cuti, dan informasi lain yang relevan.
24. Menggunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
Jika Anda perlu menyampaikan informasi yang kompleks atau teknis kepada HRD, usahakan menggunakan bahasa yang mudah dipahami. Jelaskan istilah atau konsep yang mungkin tidak familiar bagi HRD agar pesan Anda dapat diterima dengan baik.
25. Memastikan Koneksi Internet yang Stabil
Sebelum mengirim pesan kepada HRD melalui WhatsApp, pastikan koneksi internet Anda stabil. Hal ini penting agar pesan Anda dapat terkirim dengan cepat dan tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman pesan.
26. Menggunakan Fitur Pesan Suara
Jika ada informasi yang sulit dijelaskan melalui teks, Anda dapat menggunakan fitur pesan suara dalam WhatsApp. Dengan fitur ini, Anda dapat menjelaskan informasi dengan lebih detail dan HRD dapat mendengarkannya kapan pun mereka memiliki waktu luang.
27. Menyampaikan Permintaan dengan Sopan
Jika Anda memiliki permintaan kepada HRD, pastikan menyampaikannya dengan sopan dan jelas. Misalnya, jika Anda meminta HRD untuk memberikan feedback terkait lamaran pekerjaan Anda, sampaikan permintaan tersebut dengan santun dan sertakan alasan mengapa Anda membutuhkan feedback.
28. Menghindari Penggunaan Meme atau Gambar Lucu
WhatsApp sering digunakan untuk berkomunikasi secara informal dengan teman-teman. Namun, saat berkomunikasi dengan HRD, hindari penggunaan meme atau gambar lucu yang tidak relevan. Ini adalah komunikasi resmi dan perlu dijaga profesionalitasnya.
29. Mengenali Batasan Komunikasi
Meskipun WhatsApp adalah metode komunikasi yang mudah dan cepat, tetap perhatikan batasan komunikasi yang ada. Jangan mengirim pesan berlebihan atau mengganggu HRD di luar jam kerja kecuali jika memang benar-benar mendesak.
30. Menyimpulkan Hasil Komunikasi
Setelah berkomunikasi dengan HRD melalui WhatsApp, penting untuk menyimpulkan hasil komunikasi dengan baik. Jika ada kesepakatan atau tindak lanjut yang perlu dilakukan, pastikan hal tersebut tercatat dengan jelas. Ini akan membantu menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.
Kesimpulan
Menghubungi HRD lewat WhatsApp dapat menjadi cara yang efektif untuk berkomunikasi dalam hal pekerjaan, administrasi karyawan, dan mendapatkan informasi terkait perusahaan. Dalam melakukan komunikasi tersebut, penting untuk menjaga etika komunikasi, menghormati waktu HRD, dan menyampaikan informasi dengan jelas. Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas, Anda dapat menjalin komunikasi yang baik dengan HRD melalui WhatsApp.