Cara buat absensi online adalah langkah-langkah untuk membuat daftar hadir online untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir dalam suatu kegiatan. Tak sekedar untuk kebutuhan belajar online saja, kini juga makin banyak orang yang menggunakan absensi online. Nah, apabila Anda termasuk salah satunya, silakan simak pilihan caranya berikut ini.
Apa Saja Cara Buat Absensi Online yang Bisa Anda Coba?
Absensi adalah salah satu kegiatan administratif yang penting untuk mengukur kehadiran dan kinerja peserta dalam suatu acara, kelas maupun organisasi. Selain itu, daftar hadir ini juga bermanfaat bagi bisnis yang ingin menilai performa karyawan dan sebagainya. Nah, kebutuhan akan absensi online kini bisa pengguna dapatkan melalui beberapa cara, antara lain memanfaatkan formulir di layanan online, platform belajar atau aplikasi chat dan media sosial.
1. Absen Online lewat Formulir di Aplikasi
Pertama, Anda bisa memanfaatkan aplikasi absensi online yang ada di internet, misalnya Google Forms, Doodle, atau SurveyMonkey. Aplikasi ini memungkinkan Anda membuat formulir absensi online yang nantinya dapat diisi peserta degan mudah dan cepat. Sebagai contoh, berikut penjelasan bagaimana langkah membuat formulir absensi di Formulir Google:
- Buka website Formulir Google lalu login ke akun Google Anda
- Buat formulir baru dengan klik pada + Buat Formulir Kosong
- Silakan beri nama untuk formulir Anda sesuai tujuan absensi, misalnya Absensi Shift Pagi
- Tambahkan pertanyaan pertama dengan memilih Kotak Centang lalu label Nama
- Isikan opsi kotak centang tersebut dengan daftar nama karyawan yang akan mengisi absensi
- Tambahkan pertanyaan kedua dengan memilih Tanggal dan label Tanggal yang nantinya memudahkan Anda dalam melacak absensi per hari
- Tambahkan pertanyaan ketiga dengan memilih Jam dan label Jam yang memudahkan Anda melacak absensi per jam
- Sesuai kebutuhan absensi, Anda juga menambahkan pertanyaan lain, misalnya Keterangan, Tugas maupun Saran
- Bila Anda rasa sudah cukup, klik pada tombol Kirim (di kanan atas layar) untuk mulai membagikan formulir absensi tersebut. Silakan tentukan bagaimana Anda membagikan formulir tersebut, bisa lewat tautan, email maupun media sosial
- Saat Anda ingin memeriksa hasil absensi, silakan klik tombol Jawaban (di atas formulir) untuk mengetahui jumlah respons, grafik ringkasan bahkan spreadsheet detail
2. Absen Online lewat Manajemen Kelas di Platform Belajar
Apabila tujuan pembuatan absensi adalah untuk kegiatan belajar mengajar, maka Anda bisa mempertimbangkan fitur absensi online di platform pembelajaran online. Tak menutup kemungkinan Anda menggunakan salah satu platform yang sudah memiliki fungsi absen online di manajemen kelas, misalnya Google Classroom, Edmodo atau Moodle. Sebagai contoh, berikut ini langkah-langkah untuk membuat absensi di Google Classroom:
- Buka Google Classroom lalu pilih kelas untuk pembuatan absensi
- Pilih tab Tugas, klik Buat kemudian pilih opsi Kuis
- Berikan judul pada kuis tersebut, seperti Daftar Hadir Kelas. Lengkapi kuis tersebut dengan deskripsi atau instruksi bila Anda rasa memerlukan rincian lebih lanjut
- Klik Tambahkan kemudian pilih Pertanyaan, silakan pilih jenis pertanyaan Pilihan Ganda dari opsi yang ada
- Tuliskan pertanyaan absesni Anda, seperti “Apakah Anda hadir di kelas pada hari ini?”, lalu beri opsi 2 jawaban, Ya dan Tidak
- Tentukan nilai untuk pertanyaan, contoh 1 poin, lalu beri centang kotak Jawaban Benar oada opsi Ya
- Klik Selesai kemudian tentukan batas waktu kuis, misalnya 20 menit setelah kelas mulai
- Klik Kirim, pilih opsi Kirim ke semua siswa atau Kirim ke siswa tertentu
- Selanjutnya Anda bisa klik pada tab Nilai untuk memeriksa siapa saja yang sudah mengisi absensi dan siapa yang belum. Selain itu, Anda juga bisa mengunduh laporan absensi tersebut sebagai file spreadsheet dengan cara gklik pada ikon tiga titik (di kanan atas layar) lalu Unduh Laporan Nilai
3. Absen Online di Aplikasi Chat dan Media Sosial
Ternyata, aplikasi chat dan media sosial populer juga bisa Anda manfaatkan untuk membuat absensi online. Aplikasi seperti WhatsApp, Telegram atau Line memungkinkan Anda membuat grup khusus yang nantinya dapat Anda mintai pesertanya untuk mengisi formulir absen. Selain itu, Anda juga bisa memanfaatkan fitur pembuatan polling atau voting sebagai alternatif absensi online yang lebih interaktif. Contoh langkah-langkah untuk membuat absensi di WhatsApp:
- Buat grup WhatsApp yang isinya khusus untuk kegiatan tertentu yang ingin Anda absesnsi pesertanya
- Berikutnya, silakan undang semua calon peserta untuk grup tersebut
- Anda bisa mulai membagikan chat berisi adanya absensi dengan batasan waktu dan durasi absensi. Contoh, absensi dibuka pukul 08.00 dan ditutup pukul 08.20
- Kirim pesan ke grup tersebut dengan isian instruksi absensi. Contoh, Selamat pagi, silakan absen dengan format: Nama Lengkap_Nomor Peserta
- Berikutnya, Anda cukup menunggu hingga durasi absen selesai sambil memperhatikan ada tidaknya peserta yang salah format. Selain itu, apabila ada peserta yang tidak mengirim absen maka Anda bisa memberikan teguran atau peringatan
- Setelah batas waktu absensi tercapai, silakan tutup grup tersebut dengan pesan penutup berbunyi. misalnya, Terima kasih, absensi tutup dan silakan melanjutkan ke kegiatan selanjutnya
- Anda bisa menyimpan data absensi dari pesan yang sudah masuk ke grup tersebut. Selain itu, Anda juga bisa menggunakan fitur pencarian atau ekspor chat untuk memudahkan pencatatan absensi
Pilih Cara Buat Absensi Online yang Mana?
Tentu saja, Anda bebas memilih cara membuat absensi online yang mana sesuai dengan situasi dan kebutuhan. Pastikan saja cara yang Anda pilih sesuai dengan peserta sehingga mereka tidak kesulitan untuk mengaksesnya.