Dalam era digital saat ini, kemajuan teknologi telah mempengaruhi berbagai aspek kehidupan, termasuk dunia kerja. Salah satu perubahan yang signifikan adalah cara berkomunikasi dengan HRD atau Human Resources Development melalui aplikasi WhatsApp. Dengan adanya WhatsApp, proses komunikasi menjadi lebih cepat, praktis, dan efisien. Artikel ini akan memberikan beberapa tips tentang cara efektif untuk berkomunikasi dengan HRD melalui WhatsApp.
1. Mempertahankan Etika dalam Berkomunikasi
Meskipun menggunakan aplikasi WhatsApp, penting untuk tetap menjaga etika dalam berkomunikasi dengan HRD. Pastikan untuk selalu menyapa dengan sopan, menggunakan bahasa yang baik dan benar, serta menghindari penggunaan kata-kata kasar atau menghina.
Saat berbicara dengan HRD, gunakan kalimat yang jelas dan singkat agar pesan Anda mudah dipahami. Jangan lupa untuk menambahkan kata-kata seperti “tolong” atau “terima kasih” untuk menunjukkan sikap yang sopan dan menghargai.
2. Menyusun Pesan dengan Tepat
Saat berkomunikasi dengan HRD melalui WhatsApp, pastikan untuk menyusun pesan dengan tepat dan terstruktur. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele atau ambigu. Sampaikan pesan Anda secara jelas dan langsung agar HRD dapat memahaminya dengan mudah.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau permintaan khusus, pastikan untuk menyebutkannya secara terperinci. Sertakan informasi penting seperti nama, tanggal, dan nomor identifikasi jika diperlukan. Hal ini akan membantu HRD dalam memberikan respons yang akurat dan tepat.
3. Menjaga Konsistensi dalam Penulisan
Agar pesan Anda mudah dipahami dan tidak menimbulkan kesalahpahaman, penting untuk menjaga konsistensi dalam penulisan. Pastikan penggunaan tanda baca, ejaan, dan tata bahasa yang benar.
Jika Anda menggunakan singkatan atau akronim dalam pesan, pastikan untuk menjelaskannya agar HRD tidak bingung. Misalnya, jika Anda menggunakan “CV” sebagai singkatan dari “Curriculum Vitae”, berikan penjelasan singkat mengenai arti singkatan tersebut.
4. Menggunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
Berikan penjelasan dengan bahasa yang mudah dipahami oleh HRD. Hindari penggunaan istilah teknis atau jargon yang mungkin tidak dimengerti oleh semua orang.
Jika Anda perlu menggunakan istilah teknis, berikan penjelasan singkat tentang arti istilah tersebut. Ini akan membantu HRD dalam memahami pesan Anda dengan lebih baik.
5. Menyampaikan Pesan dengan Tepat Waktu
Penting untuk menyampaikan pesan Anda dengan tepat waktu. Jika Anda memiliki pertanyaan atau permintaan yang memerlukan respons segera, jangan ragu untuk mengirim pesan kepada HRD.
Namun, pastikan untuk tidak mengirim pesan di luar jam kerja atau di waktu yang tidak tepat seperti saat HRD sedang dalam rapat atau sedang beristirahat. Perhatikan juga waktu respons HRD, jika HRD tidak merespons dalam waktu yang lama, Anda bisa mengirim pesan pengingat dengan sopan.
6. Menghindari Penggunaan Emoji yang Tidak Pantas
Penggunaan emoji dalam aplikasi WhatsApp telah menjadi umum dalam komunikasi sehari-hari. Namun, saat berkomunikasi dengan HRD, hindari penggunaan emoji yang tidak pantas atau terlalu informal.
Gunakan emoji dengan bijak dan hanya jika diperlukan untuk memperjelas atau menambahkan sentuhan emosi dalam pesan Anda. Jangan gunakan emoji yang bisa menimbulkan kesalahpahaman atau membuat pesan terkesan tidak serius.
7. Menyiapkan Informasi yang Diperlukan
Sebelum menghubungi HRD melalui WhatsApp, pastikan Anda telah menyiapkan informasi yang diperlukan. Misalnya, jika Anda ingin mengajukan pertanyaan tentang lowongan pekerjaan, pastikan Anda telah membaca deskripsi pekerjaan dengan seksama sebelumnya.
Hal ini akan membantu Anda dalam mengajukan pertanyaan yang spesifik dan relevan, serta menunjukkan minat Anda terhadap posisi tersebut. Pastikan juga untuk menyimpan nomor-nomor penting, seperti nomor ID pelamar atau nomor referensi, agar mudah diakses saat Anda membutuhkannya.
8. Menghormati Privasi HRD
Sebagai pengguna WhatsApp, Anda harus menghormati privasi HRD. Jangan membagikan informasi pribadi HRD kepada orang lain tanpa persetujuannya. Jika Anda membutuhkan informasi sensitif, seperti nomor rekening atau nomor identifikasi, pastikan untuk meminta izin terlebih dahulu dan selalu merahasiakannya.
Hindari juga mengirim pesan berantai atau pesan yang tidak relevan kepada HRD, karena hal ini bisa mengganggu dan membuat HRD tidak nyaman.
9. Menyampaikan Niat dengan Jelas
Saat berkomunikasi dengan HRD melalui WhatsApp, pastikan untuk menyampaikan niat Anda dengan jelas. Jelaskan tujuan dan maksud Anda dengan singkat dan jelas agar HRD dapat memahaminya dengan baik.
Jika Anda mengirimkan berkas atau dokumen, berikan penjelasan singkat tentang isinya dan maksud pengirimannya. Jika Anda mengajukan pertanyaan, pastikan pertanyaan Anda spesifik dan dapat dijawab dengan mudah oleh HRD.
10. Mengucapkan Terima Kasih
Terakhir, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada HRD atas waktu dan perhatiannya. Apresiasi yang tulus dan sopan akan meninggalkan kesan positif pada HRD.
Sebagai penutup, berkomunikasi dengan HRD melalui WhatsApp bisa menjadi alternatif yang efektif dalam proses pencarian kerja atau komunikasi dengan perusahaan. Dengan mengikuti tips-tips di atas, Anda dapat menjalin komunikasi yang efektif dan profesional dengan HRD melalui aplikasi WhatsApp.
Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu Anda dalam berkomunikasi dengan HRD melalui WhatsApp!