Cara mengubah file Excel menjadi PDF bisa pengguna lakukan dengan mudah dari fitur-fitur bawaan di MS. Excel atau menggunakan layanan online.
Dalam beberapa kasus, pengguna memang perlu melakukan konversi file pekerjaan mereka di Microsoft Excel ke format lain.
Apabila Anda ingin menjadikan file .XLSX ke PDF, silakan simak pilihan cara dan langkahnya berikut ini.
Alasan Melakukan Konversi dan Cara Mengubah File Excel Menjadi PDF
Sebagai salah satu alat perkantoran populer, Microsoft Suite memang menjadi aplikasi yang paling banyak digunakan.
Namun demikian, popularitas Excel tak lantas membuatnya ideal untuk beberapa situasi.
Alasan Perlunya Mengubah File Excel ke PDF
Ya, ada beberapa alasan mengapa pengguna perlu mengonversi file Excel menjadi PDF, yang mungkin juga sedang Anda alami saat ini.
Masalah Kompatibilitas
Dalam beberapa kasus, ada kalanya file Excel hendak dilihat oleh orang lain melalui perangkat yang berbeda.
Ada kemungkinan, orang tersebut tidak menggunakan MS Excel di perangkatnya.
Dalam hal ini, pengguna perlu mengonversi file menjadi PDF agar orang yang dituju tadi bisa melihat data di dalam file.
Misalnya pada saat pengguna berbagi laporan keuangan dengan klien atau saat hendak mengirimkan data ke rekan kerja untuk ditinjau dan sebagainya.
Ya, umumnya semua jenis perangkat populer saat ini mendukung pembacaaan file PDF.
Masalah Keamanan
Format file PDF memungkinkan pengguna untuk mengunci dan melindungi file untuk memastikan keamanan selama pengiriman maupun pembacaan.
File PDF bisa pengguna lengkapi dengan kata sandi sehingga hanya bisa dibuka oleh orang yang memiliki password-nya.
Pengamanan ini berguna untuk melindungi data sensitif di dalam file sehingga tidak dapat sembarang diakses orang yang tidak berhak.
Masalah Format dan Tata Letak
Untuk memastikan bahwa data bisa tampil dengan konsisten dan lebih mudah untuk dibaca, maka pengguna bisa menerapkan konversi ke PDF.
Hal ini karena format dan tata letak dokumen PDF tidak akan terpengaruh meski dibuka di perangkat apapun.
Inilah yang sering pengguna keluhkan saat membaca file Excel di perangkat yang berbeda, dari desktop ke perangkat seluler misalnya.
Memperkecil Ukuran File
Tentu Anda tidak asing dengan opsi pengiriman dokumen online dalam format PDF bukan?
Format file ini memang bisa memiliki ukuran file yang lebih kecil, jika dibanding dengan file DOCX maupun XLSX.
Oleh karena itu pula, konversi file ke PDF ini dapat menghemat penyimpanan dan bandwith.
Menyimpan data untuk arsip menjadi salah satu alasan mengapa konversi ke format PDF layak untuk pengguna pertimbangkan.
Meningkatkan Fungsionalitas
Format file PDF memungkinkan pengguna untuk menambahkan komentar, anotasi, dan tanda tangan digital ke dalam file untuk keperluan kolaborasi.
Terlebih, PDF juga lebih mudah untuk disematkan ke dokumen lain, seperti presentasi PowerPoint hingga halaman web sekalipun.
Inilah alasannya mengapa PDF lebih ideal misalnya pada saat pengguna ingin mempublikasikan suatu data di website mereka.
Pilihan Cara Ubah XLSX ke PDF
Terlepas dari apapun alasan Anda untuk mengonversi file Excel menjadi PDF, Anda bisa memilih salah satu dari pilihan cara populer berikut ini:
Menggunakan Menu Save As
Tanpa perlu instal aplikasi lain atau membuka browser, Anda bisa memanfaatkan fungsi bawaan Microsoft Excel untuk menyimpan file baru dalam format lain.
Berikut langkah-langkah menyimpan file XLSX sebagai PDF baru menggunakan menu Save As:
- Buka file Excel yang ingin Anda ubah formatnya sebagai PDF.
- Setelah itu, klik menu File dan pilih opsi Save As.
- Selanjutnya pada kotak Save As, silakan masukkan nama file baru (opsional).
- Berikutnya, pilih opsi PDF (*.pdf) pada bagian Save as type.
- Jika sudah, silakan klik Save.
Menggunakan Fitur Print to PDF
Opsi lain yang juga bisa Anda pertimbangkan tanpa beralih ke aplikasi lain adalah dengan menggunakan fungsi cetak file sebagai PDF di Microsoft Excel.
Berikut prosedur yang bisa Anda ikuti:
- Buka file Excel yang ingin Anda ubah formatnya menjadi PDF.
- Silakan klik menu File kemudian pilih opsi Print.
- Setelah itu, pilih opsi Microsoft Print to PDF pada bagian Printer.
- Jika sudah, silakan klik Print.
- Pada kotak Save Output File As, Anda bisa memasukkan nama file baru (opsional).
- Selanjutnya, Anda bisa menentukan lokasi penyimpanan file PDF tersebut lalu klik Save.
Menggunakan Add-in Microsoft Excel
Jika Anda terbiasa bekerja dengan file Wxcel, mungkin sudah tak asing lagi dengan fungsi add-in yang memberikan fungsi tambahan pada aplikasi.
Salah satunya adalah untuk melakukan konversi ke format dokumen lain, seperti PDF misalnya.
Jika Anda menggunakan add-in, silakan ikuti langkah berikut:
- Pastikan add-in Microsoft Excel seperti Save as PDF atau Adobe Acrobat PDFMaker for Excel telah terpasang pada aplikasi Anda.
- Setelah itu, buka file Excel yang ingin Anda ubah formatnya ke PDF.
- Berikutnya, klik tab add-in kemudian klik Save as PDF atau Create PDF (sesuai add-in).
- Selanjutnya, Anda bisa menentukan lokasi penyimpanan file PDF lalu klik Save.
Menggunakan Layanan Konverter
Anda juga bisa memanfaatkan aplikasi konverter dokumen online yang kini makin banyak tersedia di internet yang mungkin menyediakan fungsi dan fitur lebih lengkap.
Anda bisa mempertimbangkan website seperti iLovePDF, Convertio, atau Zamzar untuk mendapatkan PDF dari file Excel Anda.
Secara umum, inilah langkah yang mungkin perlu Anda lakukan:
- Silakan kunjungi website konverter pilihan Anda dari browser.
- Selanjutnya, temukan fungsi konversi ke PDF pada website tersebut.
- Jika sudah, unggah file XLSX yang ingin Anda ubah menjadi PDF.
- Setelah berhasil terupload, klik tombol Convert atau Ubah dan tunggu prosesnya.
- Setelah proses konversi selesai, silakan simpan atau unduh file PDF hasil konversi tersebut.
Akhir Kata
Itulah tadi penjelasan tentang alasan mengapa orang ingin melakukan konversi file Excel mereka menjadi format PDF.
Selain itu, Anda bisa memilih salah satu dari pilihan cara mengubah file Excel menjadi PDF tadi sesuai dengan preferensi Anda.
Jangan lupa pula untuk memastikan bahwa Anda sudah memeriksa file Excel dari kesalahan data sebelum melakukan konversi agar tidak mengulang pekerjaan.