Telepon kantor adalah salah satu alat komunikasi yang penting dalam dunia bisnis. Dengan telepon kantor, Anda dapat melakukan panggilan keluar untuk berkomunikasi dengan rekan kerja, pelanggan, atau mitra bisnis. Namun, mungkin ada beberapa orang yang masih belum familiar dengan cara menggunakan telepon kantor untuk melakukan panggilan keluar. Pada artikel ini, kami akan memberikan panduan lengkap tentang cara nelpon keluar pakai telepon kantor.
1. Tahu Nomor Ekstensi
Sebelum Anda dapat melakukan panggilan keluar menggunakan telepon kantor, pastikan Anda mengetahui nomor ekstensi Anda. Nomor ekstensi adalah angka tambahan yang harus Anda tekan sebelum memasukkan nomor telepon tujuan. Biasanya, nomor ekstensi terdiri dari beberapa digit dan dapat berbeda-beda untuk setiap pengguna telepon kantor.
2. Dapatkan Dial Tone
Sebelum memulai panggilan keluar, pastikan Anda mendapatkan dial tone terlebih dahulu. Dial tone adalah suara yang Anda dengar ketika telepon kantor Anda siap untuk digunakan. Jika Anda tidak mendengar dial tone, coba periksa kabel telepon dan pastikan telepon Anda terhubung dengan baik.
3. Tekan Nomor Ekstensi
Setelah mendapatkan dial tone, langkah berikutnya adalah menekan nomor ekstensi Anda. Nomor ekstensi biasanya terletak di samping atau di bawah tombol nomor telepon. Tekan nomor ekstensi dengan benar untuk melanjutkan ke langkah selanjutnya.
4. Masukkan Nomor Telepon Tujuan
Setelah menekan nomor ekstensi, Anda dapat memasukkan nomor telepon tujuan yang ingin Anda hubungi. Pastikan untuk memasukkan nomor telepon dengan benar agar panggilan Anda dapat terhubung ke tujuan yang tepat. Jika Anda salah memasukkan nomor, Anda dapat menekan tombol hapus atau mengulang langkah ini dari awal.
5. Tekan Tombol Panggil
Setelah memasukkan nomor telepon tujuan, tekan tombol panggil untuk melakukan panggilan keluar. Biasanya, tombol panggil berbentuk gambar telepon dengan panah ke atas atau kata “panggil” yang tertera di atasnya. Tunggu beberapa saat sampai panggilan Anda terhubung.
6. Berkomunikasi dengan Lawan Bicara
Setelah panggilan terhubung, Anda dapat mulai berkomunikasi dengan lawan bicara. Gunakan bahasa yang sopan dan jelas agar pesan Anda dapat diterima dengan baik. Jika Anda perlu menekan angka tambahan atau menu lainnya selama panggilan, ikuti petunjuk yang diberikan oleh sistem suara atau lawan bicara Anda.
7. Mengakhiri Panggilan
Jika sudah selesai berkomunikasi, Anda dapat mengakhiri panggilan dengan menekan tombol “akhiri” atau “putus” yang biasanya terletak di bawah atau di samping tombol panggil. Pastikan untuk menekan tombol ini setelah panggilan selesai agar tidak meninggalkan panggilan terbuka atau mengganggu pengguna telepon kantor lainnya.
8. Catat Informasi Penting
Setelah panggilan selesai, penting untuk mencatat informasi penting seperti tanggal, waktu, dan isi percakapan. Hal ini akan berguna jika Anda perlu mengingat kembali percakapan tersebut di masa depan atau jika Anda perlu memberikan laporan kepada atasan atau rekan kerja lainnya.
9. Praktek yang Baik
Berikut adalah beberapa praktik yang baik saat menggunakan telepon kantor untuk melakukan panggilan keluar:
– Pastikan Anda tidak mengganggu pengguna telepon kantor lainnya dengan membunyikan suara terlalu keras atau berbicara dengan terlalu lantang.
– Jika Anda perlu melakukan panggilan yang penting atau berkepanjangan, sebaiknya gunakan ruang khusus atau ruang telepon yang tersedia agar tidak mengganggu pekerjaan orang lain.
Kesimpulan
Menggunakan telepon kantor untuk melakukan panggilan keluar tidaklah sulit. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat dengan mudah menghubungi rekan kerja, pelanggan, atau mitra bisnis Anda. Selalu ingat untuk menjaga sopan santun dan mencatat informasi penting setelah panggilan selesai. Dengan demikian, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam komunikasi bisnis Anda. Selamat mencoba!