Sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis, surat resmi atau formal letter memiliki peran penting dalam dunia bisnis, pemerintahan, dan pendidikan. Surat formal digunakan untuk menyampaikan informasi penting, mengajukan permohonan, memberikan pemberitahuan resmi, atau menyampaikan pendapat secara formal. Dalam artikel ini, kami akan memberikan contoh-contoh formal letter yang berguna dalam berbagai situasi.

1. Contoh Formal Letter: Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja merupakan salah satu jenis formal letter yang umum digunakan. Surat ini berfungsi untuk mengajukan permohonan pekerjaan ke perusahaan atau instansi yang diinginkan. Sebuah surat lamaran kerja yang baik harus mencakup informasi pribadi, pengalaman kerja, kualifikasi, dan alasan mengapa Anda tertarik dengan posisi tersebut.

Contoh:

Tuan Budi Susanto
Jl. Jendral Sudirman No. 123
Jakarta 12345

Perusahaan ABC
Jl. HR Rasuna Said No. 456
Jakarta 67890

Dear HRD Perusahaan ABC,

Saya menulis surat ini untuk mengajukan permohonan pekerjaan di perusahaan ABC sebagai Marketing Executive. Saya memiliki pengalaman kerja selama 3 tahun di bidang pemasaran dan telah berhasil mengelola kampanye pemasaran yang sukses di perusahaan sebelumnya.

Saya tertarik dengan perusahaan ABC karena reputasinya yang baik dan program pengembangan karyawan yang komprehensif. Saya yakin dapat memberikan kontribusi yang berharga bagi perusahaan dalam memperluas pasar dan meningkatkan penjualan.

Terlampir dalam surat ini, saya sertakan CV dan portofolio saya sebagai bahan pertimbangan. Saya sangat berharap dapat mengikuti tahap seleksi lebih lanjut dan memiliki kesempatan untuk bergabung dengan perusahaan ABC.

Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu. Saya sangat berharap dapat mendapatkan kesempatan wawancara untuk membahas lebih lanjut tentang kualifikasi dan pengalaman saya.

Hormat saya,

Budi Susanto

2. Contoh Formal Letter: Surat Izin Tidak Masuk Sekolah

Surat izin tidak masuk sekolah digunakan untuk memberitahukan pihak sekolah tentang ketidakhadiran seseorang siswa. Surat ini harus mencantumkan alasan yang jelas dan valid, serta tanggal ketidakhadiran.

Contoh:

Yth. Kepala Sekolah
SMA Negeri 123
Jl. Merdeka No. 789
Jakarta 98765

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali murid:

Nama: Ani Wulandari
Kelas: XI IPA 1
Nomor Induk Siswa: 123456789

Dengan ini, saya ingin memberitahukan bahwa anak saya, Ani Wulandari, tidak dapat hadir ke sekolah pada tanggal 10 Januari 2022. Hal ini disebabkan oleh sakit yang diderita anak saya dan harus istirahat total sesuai anjuran dokter.

Mohon maaf atas ketidakhadiran Ani Wulandari pada tanggal tersebut. Saya juga telah menghubungi wali kelas untuk memberikan informasi ini. Jika ada tugas atau pekerjaan yang harus dikumpulkan pada tanggal tersebut, saya akan memastikan Ani Wulandari menyelesaikannya sesuai dengan petunjuk guru.

Demikian surat izin ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Ani Wulandari

3. Contoh Formal Letter: Surat Pengunduran Diri

Surat pengunduran diri adalah formal letter yang digunakan untuk memberitahukan niat seseorang untuk berhenti bekerja dari perusahaan tempatnya bekerja saat ini. Surat ini harus disampaikan dengan sopan dan jelas, serta mencantumkan tanggal pengunduran diri dan alasan yang tepat.

Contoh:

Tuan Ahmad Hidayat
Manajer SDM
PT. ABCD
Jl. Sudirman No. 789
Jakarta 54321

Surat Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Sesuai dengan peraturan perusahaan, saya yang bertanda tangan di bawah ini, Ahmad Hidayat, dengan ini mengajukan pengunduran diri dari jabatan saya sebagai Senior Marketing Manager di PT. ABCD. Pengunduran diri ini akan efektif mulai tanggal 1 Februari 2022, dengan mematuhi masa pemberitahuan 30 hari sebagaimana diatur dalam kontrak kerja.

Keputusan ini bukanlah keputusan yang mudah bagi saya, namun setelah mempertimbangkan dengan matang, saya merasa bahwa saatnya bagi saya untuk mencari tantangan baru dan mengembangkan karier di bidang lain. Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan oleh PT. ABCD selama ini untuk berkontribusi dalam pengembangan perusahaan.

Selama sisa masa kerja saya, saya akan melakukan yang terbaik untuk menyelesaikan tugas-tugas yang terbuka dan memastikan transisi yang mulus kepada pengganti saya. Saya juga bersedia membantu dalam proses pergantian pekerjaan dan penyerahan tanggung jawab kepada rekan kerja yang baru.

Terima kasih atas pengertian dan dukungan yang diberikan selama ini. Saya berharap hubungan baik dengan PT. ABCD dapat terjalin di masa depan. Atas kesempatan dan pengalaman berharga yang diberikan, saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.

Hormat saya,

Ahmad Hidayat

4. Contoh Formal Letter: Surat Pemberitahuan Rapat

Surat pemberitahuan rapat digunakan untuk menginformasikan kepada peserta rapat tentang waktu, tempat, dan agenda rapat. Surat ini harus jelas, singkat, dan mencakup semua informasi yang relevan.

Contoh:

Yth. Seluruh Karyawan
PT. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 123
Jakarta 23456

Pemberitahuan Rapat

Dengan hormat,

Bersama ini kami ingin menginformasikan bahwa akan diadakan rapat penting dengan detail sebagai berikut:

Tanggal: 15 Februari 2022
Waktu: Pukul 09.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Utama

Agenda rapat meliputi:

1. Evaluasi kinerja perusahaan tahun lalu
2. Rencana strategis untuk tahun ini
3. Pembahasan anggaran operasional
4. Pemberitahuan terkait kebijakan perusahaan baru

Kami mengharapkan kehadiran semua karyawan untuk memastikan kelancaran rapat dan partisipasi aktif dalam diskusi. Silakan mempersiapkan diri dengan membaca laporan-laporan terkait agenda rapat yang akan dikirimkan sebelum rapat dilaksanakan.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Manajemen PT. XYZ

5. Contoh Formal Letter: Surat Permohonan Izin

Surat permohonan izin digunakan untuk meminta izin dari pihak yang berwenang untuk melakukan suatu kegiatan atau mengakses suatu tempat. Surat ini harus mencantumkan alasan yang jelas dan rinci, serta tanggal dan waktu yang diinginkan.

Contoh:

Yth. Ketua RT 01/RW

5. Contoh Formal Letter: Surat Permohonan Izin (lanjutan)

Surat permohonan izin digunakan untuk meminta izin dari pihak yang berwenang untuk melakukan suatu kegiatan atau mengakses suatu tempat. Surat ini harus mencantumkan alasan yang jelas dan rinci, serta tanggal dan waktu yang diinginkan.

Contoh:

Yth. Ketua RT 01/RW 02
Jl. Merdeka No. 123
Jakarta 12345

Surat Permohonan Izin

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Ahmad Ridwan, warga Jl. Sudirman No. 456, Jakarta, dengan ini mengajukan permohonan izin untuk mengadakan acara arisan keluarga pada tanggal 20 Februari 2022 di halaman rumah saya.

Acara arisan ini bertujuan untuk mempererat hubungan keluarga dan tetangga dalam lingkungan kami. Kegiatan tersebut akan dilaksanakan mulai pukul 10.00 sampai dengan pukul 14.00 WIB. Kami akan menyediakan makanan dan minuman untuk peserta acara.

Kami memohon izin kepada Ketua RT 01/RW 02 untuk menggunakan halaman rumah sebagai tempat acara. Kami akan menjaga kebersihan dan ketertiban selama acara berlangsung. Setelah acara selesai, kami akan membersihkan dan mengembalikan halaman rumah seperti semula.

Kami mengharapkan izin dari pihak yang berwenang untuk melaksanakan acara ini. Apabila terdapat persyaratan tambahan yang perlu dipenuhi, kami siap untuk melaksanakannya. Kami juga bersedia untuk mengadakan pertemuan guna membahas lebih lanjut terkait acara ini.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami berharap mendapatkan izin dari Ketua RT 01/RW 02 untuk melaksanakan acara arisan keluarga ini.

Hormat kami,

Ahmad Ridwan

6. Contoh Formal Letter: Surat Pemberitahuan Perubahan Jadwal

Surat pemberitahuan perubahan jadwal digunakan untuk memberitahukan kepada pihak-pihak terkait tentang adanya perubahan jadwal suatu kegiatan atau acara. Surat ini harus mencakup informasi tentang jadwal lama, jadwal baru, dan alasan perubahan jadwal tersebut.

Contoh:

Yth. Seluruh Karyawan
PT. ABCD
Jl. Sudirman No. 789
Jakarta 54321

Pemberitahuan Perubahan Jadwal

Dengan hormat,

Bersama ini kami ingin memberitahukan adanya perubahan jadwal untuk acara sembilan belas tahun PT. ABCD yang awalnya dijadwalkan pada tanggal 25 Februari 2022.

Berdasarkan beberapa pertimbangan, kami telah memutuskan untuk mengubah jadwal acara tersebut menjadi tanggal 1 Maret 2022. Perubahan ini dilakukan agar seluruh karyawan dapat lebih mempersiapkan diri dan acara dapat berjalan dengan sukses.

Detail acara tetap sama, termasuk waktu, tempat, dan agenda. Kami mohon semua karyawan untuk mencatat perubahan jadwal ini dan menyesuaikan jadwal pribadi dengan yang baru.

Jika ada pertanyaan atau kekhawatiran terkait perubahan ini, silakan menghubungi tim acara atau manajemen perusahaan. Kami meminta maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan oleh perubahan ini dan kami berharap dapat mengandalkan partisipasi aktif dari seluruh karyawan dalam acara sembilan belas tahun PT. ABCD.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Manajemen PT. ABCD

7. Contoh Formal Letter: Surat Pengajuan Permintaan Dana

Surat pengajuan permintaan dana digunakan untuk mengajukan permohonan dana kepada pihak yang berwenang dalam suatu organisasi atau perusahaan. Surat ini harus mencantumkan rincian tentang penggunaan dana, jumlah yang diminta, dan alasan mengapa dana tersebut diperlukan.

Contoh:

Yth. Direktur Keuangan
PT. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 123
Jakarta 23456

Surat Pengajuan Permintaan Dana

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Ani Wulandari, sebagai bagian dari tim pengembangan produk di PT. XYZ, mengajukan permohonan dana untuk proyek pengembangan produk baru yang sedang kami kerjakan.

Proyek ini bertujuan untuk mengembangkan produk inovatif yang dapat meningkatkan pangsa pasar dan pendapatan perusahaan. Rincian penggunaan dana meliputi riset pasar, pengembangan prototipe, uji coba produk, pemasaran, dan pelatihan karyawan terkait produk baru.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami memohon dana sebesar Rp 100.000.000,- untuk mendukung kelancaran proyek ini. Dana yang diminta akan digunakan dengan bijaksana dan transparan sesuai dengan rencana pengembangan produk yang telah disusun.

Kami yakin bahwa produk baru ini akan memberikan dampak positif bagi perusahaan dan mampu menghasilkan keuntungan yang signifikan. Oleh karena itu, kami berharap Direktur Keuangan dapat mempertimbangkan dan menyetujui permohonan dana ini.

Terlampir dalam surat ini, kami sertakan proposal proyek yang lebih detail serta perkiraan anggaran yang telah kami susun. Kami juga siap untuk melakukan presentasi langsung dan menjawab pertanyaan terkait proyek ini jika diperlukan.

Kami mengucapkan terima kasih atas perhatian dan dukungan Bapak/Ibu. Kami berharap dapat segera mendapatkan persetujuan dana ini agar proyek pengembangan produk baru dapat segera dimulai.

Hormat kami,

Ani Wulandari

8. Contoh Formal Letter: Surat Pemberitahuan Kenaikan Harga

Surat pemberitahuan kenaikan harga digunakan untuk memberitahu pelanggan atau konsumen tentang adanya peningkatan harga pada produk atau layanan yang mereka gunakan. Surat ini harus jelas, rinci, dan mencantumkan tanggal efektif kenaikan harga serta alasan yang jelas mengapa kenaikan harga tersebut diperlukan.

Contoh:

Yth. Pelanggan PT. ABCD
Jl. Sudirman No. 789
Jakarta 54321

Pemberitahuan Kenaikan Harga

Dengan hormat,

Kami ingin memberitahukan kepada seluruh pelanggan PT. ABCD tentang adanya peningkatan harga pada produk-produk kami. Peningkatan harga ini dilakukan sebagai langkah yang diperlukan untuk menjaga kualitas produk kami dan menghadapi kenaikan biaya produksi yang signifikan.

Perubahan harga akan berlaku mulai tanggal 1 Maret 2022. Kami telah melakukan evaluasi menyeluruh terhadap struktur biaya produksi dan menyimpulkan bahwa kenaikan harga ini adalah langkah yang perlu untuk mempertahankan kualitas produk kami serta menjaga keberlanjutan perusahaan.

Kami memahami bahwa perubahan ini dapat berdampak pada anggaran dan keputusan pembelian pelanggan. Namun, kami berkomitmen untuk tetap memberikan produk berkualitas tinggi dan layanan yang baik kepada setiap pelanggan kami.

Kami menghargai dukungan dan kepercayaan yang telah diberikan selama ini. Jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran terkait dengan kenaikan harga ini, jangan ragu untukmenghubungi tim layanan pelanggan kami. Kami siap memberikan penjelasan lebih lanjut dan mencari solusi terbaik untuk kebutuhan Anda.

Kami berharap dapat terus menjalin hubungan yang baik dengan Anda sebagai pelanggan setia PT. ABCD. Terima kasih atas pengertian dan kerjasamanya dalam menghadapi perubahan ini.

Hormat kami,

Manajemen PT. ABCD

9. Contoh Formal Letter: Surat Permohonan Sponsorship

Surat permohonan sponsorship digunakan untuk mengajukan permohonan dukungan keuangan atau materi kepada perusahaan atau pihak lain untuk mendukung suatu acara, proyek, atau kegiatan. Surat ini harus jelas dan meyakinkan, serta mencantumkan rincian tentang acara atau proyek yang akan didukung, manfaat bagi sponsor, dan tawaran balik yang diberikan.

Contoh:

Yth. Direktur Pemasaran
PT. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 123
Jakarta 23456

Surat Permohonan Sponsorship

Dengan hormat,

Kami yang bertanda tangan di bawah ini, panitia acara “Seminar Kewirausahaan Muda” yang akan diselenggarakan pada tanggal 15 April 2022, mengajukan permohonan sponsorship kepada PT. XYZ.

Acara ini bertujuan untuk memberikan pemahaman dan inspirasi kepada para pemuda tentang kewirausahaan dan memotivasi mereka untuk mengembangkan ide-ide kreatif menjadi bisnis yang sukses. Seminar ini akan dihadiri oleh lebih dari 200 peserta dari berbagai universitas dan lembaga pendidikan di Jakarta.

Dalam rangka mempromosikan acara ini, kami ingin meminta dukungan dari PT. XYZ sebagai sponsor utama. Dukungan keuangan yang diberikan akan digunakan untuk biaya penyelenggaraan acara, pembicara terkemuka, fasilitas, dan promosi acara.

Sebagai bentuk apresiasi, kami akan memberikan tawaran balik berupa promosi PT. XYZ melalui media sosial, spanduk, dan materi promosi lainnya selama acara berlangsung. Selain itu, logo PT. XYZ akan ditampilkan dalam semua materi promosi dan dokumentasi acara.

Kami yakin bahwa acara ini akan memberikan manfaat positif bagi para pemuda dan juga menjadi sarana promosi yang efektif untuk PT. XYZ. Kami mengharapkan dukungan dan kemitraan dari PT. XYZ dalam mewujudkan acara ini.

Terlampir dalam surat ini, kami sertakan proposal acara yang lebih detail serta daftar paket sponsorship yang telah kami susun. Kami juga siap untuk melakukan pertemuan guna membahas lebih lanjut terkait tawaran sponsorship ini.

Kami mengucapkan terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami berharap dapat segera mendapatkan dukungan sponsorship dari PT. XYZ untuk acara “Seminar Kewirausahaan Muda” ini.

Hormat kami,

Panitia Acara “Seminar Kewirausahaan Muda”

10. Contoh Formal Letter: Surat Permohonan Maaf

Surat permohonan maaf digunakan untuk meminta maaf secara resmi atas kesalahan atau ketidaknyamanan yang disebabkan oleh tindakan atau keputusan seseorang atau suatu organisasi. Surat ini harus jujur, sopan, dan mencakup rasa penyesalan serta komitmen untuk memperbaiki kesalahan.

Contoh:

Yth. Bapak/Ibu/Saudara

Permohonan Maaf

Dengan hormat,

Kami yang bertanda tangan di bawah ini, manajemen PT. ABCD, ingin menyampaikan permohonan maaf yang sebesar-besarnya atas ketidaknyamanan yang Anda alami akibat pelayanan yang kurang memuaskan dalam kunjungan Anda ke toko kami pada tanggal 5 Maret 2022.

Kami menyadari bahwa kami tidak dapat memberikan pelayanan yang diharapkan dan mengakui bahwa hal ini merupakan kegagalan dari pihak kami. Kami menyesal atas ketidaknyamanan yang Anda alami dan berjanji akan melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan untuk mencegah kejadian serupa di masa depan.

Kepuasan pelanggan adalah prioritas utama bagi kami dan kami sangat menghargai setiap masukan dan umpan balik yang diberikan. Kami telah mengadakan rapat internal untuk mengevaluasi insiden ini dan telah mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan pelatihan karyawan, prosedur pelayanan, dan pemantauan kualitas layanan kami.

Kami berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik kepada setiap pelanggan kami dan berharap dapat memperoleh kepercayaan kembali dari Anda. Sebagai tanda maaf atas ketidaknyamanan yang Anda alami, kami ingin menawarkan voucher diskon senilai Rp 200.000,- yang dapat Anda gunakan untuk kunjungan selanjutnya ke toko kami.

Kami mengucapkan terima kasih atas kesabaran dan pengertian Anda dalam hal ini. Kami berharap dapat terus melayani Anda dengan baik di masa mendatang.

Hormat kami,

Manajemen PT. ABCD

Kesimpulan

Surat formal atau formal letter memiliki peran penting dalam berbagai bidang, baik dalam dunia bisnis, pemerintahan, ataupun pendidikan. Dalam artikel ini, kami telah memberikan contoh-contoh formal letter yang berguna dalam berbagai situasi, seperti surat lamaran kerja, surat izin tidak masuk sekolah, surat pengunduran diri, surat pemberitahuan rapat, surat permohonan izin, surat pemberitahuan perubahan jadwal, surat pengajuan permintaan dana, surat pemberitahuan kenaikan harga, surat permohonan sponsorship, dan surat permohonan maaf.

Setiap contoh surat formal tersebut di atas disusun dengan menggunakan format HTML yang valid dan mengikuti aturan penggunaan tag-tag HTML, seperti

untuk judul utama,

untuk sub judul, dan

untuk paragraf. Dalam upaya meningkatkan peringkat di mesin pencari, kami juga menggunakan kata kunci panjang (long tail keywords) dalam judul utama dan sub judul.

Dengan mengikuti contoh-contoh formal letter di atas, diharapkan Anda dapat membuat surat formal yang efektif dan memenuhi kebutuhan SEO untuk mendapatkan peringkat yang baik di mesin pencari, seperti Google. Selamat mencoba!