Surat pemberitahuan adalah salah satu jenis surat yang sering digunakan dalam berbagai kegiatan baik di dalam maupun di luar lingkungan organisasi. Surat ini berfungsi untuk memberikan informasi atau pemberitahuan kepada pihak yang terkait mengenai suatu hal penting atau perubahan yang akan terjadi. Dalam artikel ini, kami akan memberikan contoh surat pemberitahuan beserta penjelasan detailnya agar Anda dapat memahami bagaimana cara membuatnya dengan baik dan benar.
Apa Itu Surat Pemberitahuan?
Surat pemberitahuan adalah surat resmi yang digunakan untuk memberikan informasi atau pemberitahuan kepada pihak yang terkait. Surat ini dapat digunakan dalam berbagai situasi, seperti pemberitahuan perubahan jadwal, pengumuman acara, pemberitahuan tugas, dan banyak lagi. Surat pemberitahuan biasanya dikirimkan secara tertulis melalui pos, email, atau media komunikasi lainnya.
Tujuan Surat Pemberitahuan
Tujuan utama dari surat pemberitahuan adalah untuk memberikan informasi atau pemberitahuan kepada penerima surat. Dengan adanya surat pemberitahuan, penerima surat dapat mengetahui secara jelas dan terperinci mengenai hal-hal penting yang perlu diketahui atau dilakukan. Surat pemberitahuan juga dapat digunakan untuk menghindari adanya salah pengertian atau kebingungan yang mungkin timbul di antara pihak-pihak yang terkait.
Struktur Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan memiliki struktur yang terdiri dari beberapa bagian penting. Berikut ini adalah struktur umum dari surat pemberitahuan:
1. Pengirim: Bagian ini berisi informasi mengenai pengirim surat, seperti nama perusahaan/organisasi, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
2. Penerima: Bagian ini berisi informasi mengenai penerima surat, seperti nama perusahaan/organisasi, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
3. Tanggal: Bagian ini berisi tanggal penulisan surat pemberitahuan.
4. Perihal: Bagian ini berisi judul atau perihal dari surat pemberitahuan, yang bertujuan untuk memberikan gambaran singkat tentang isi surat.
5. Isi Surat: Bagian ini merupakan inti dari surat pemberitahuan, di mana informasi atau pemberitahuan yang ingin disampaikan dituliskan secara rinci dan jelas.
6. Penutup: Bagian ini berisi penutup surat, seperti salam penutup dan tanda tangan pengirim.
Contoh Surat Pemberitahuan
Berikut ini adalah contoh surat pemberitahuan mengenai perubahan jadwal rapat:
Perusahaan ABC
Jl. Raya Maju Jaya No. 123
Telepon: 0812-345-678
Email: [email protected]
Kepada Yth.,
Manajer Departemen
Perusahaan ABC
Jl. Raya Maju Jaya No. 456
Telepon: 0812-987-654
Email: [email protected]
Tanggal: 1 Januari 2023
Perihal: Perubahan Jadwal Rapat
Dengan hormat,
Kami ingin memberitahukan kepada seluruh manajer departemen bahwa jadwal rapat yang sedianya akan dilaksanakan pada tanggal 3 Januari 2023 pukul 09.00 pagi, mengalami perubahan. Berikut adalah perubahan jadwal rapat:
– Tanggal: 4 Januari 2023
– Waktu: Pukul 10.00 pagi
– Tempat: Ruang Rapat Utama
Perubahan jadwal ini disesuaikan dengan kebutuhan dan ketersediaan peserta rapat. Mohon untuk seluruh manajer departemen dapat mengkonfirmasi kehadiran dan kesiapan mereka untuk hadir pada tanggal dan waktu yang telah diubah tersebut.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Apabila terdapat pertanyaan atau kebutuhan informasi lebih lanjut, silakan menghubungi kami melalui nomor telepon atau email yang tertera di atas.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
(Tanda tangan pengirim)
John Doe
Manajer Kepegawaian
Kesimpulan
Surat pemberitahuan merupakan sarana komunikasi penting dalam berbagai kegiatan organisasi. Dengan menggunakan surat pemberitahuan, informasi atau pemberitahuan dapat disampaikan secara jelas dan terperinci kepada pihak yang terkait. Penting untuk memahami struktur dan cara penulisan surat pemberitahuan agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik.
Dengan adanya contoh surat pemberitahuan di atas, diharapkan Anda dapat membuat surat pemberitahuan dengan mudah dan sesuai dengan kebutuhan Anda. Selamat mencoba!