Surat pemberitahuan acara diundur adalah surat resmi yang digunakan untuk memberitahu penerima surat bahwa sebuah acara yang seharusnya diadakan pada tanggal tertentu harus diundur ke tanggal yang baru. Surat ini biasanya digunakan dalam situasi-situasi tertentu seperti kondisi darurat, perubahan jadwal yang tidak terduga, atau alasan lain yang membuat acara harus ditunda.
Format Surat Pemberitahuan Acara Diundur
Surat pemberitahuan acara diundur harus memiliki format yang jelas dan terstruktur. Berikut adalah format yang dapat Anda gunakan:
Bagian 1: Pengantar
Pada bagian pengantar, tuliskan informasi tentang pengirim surat, tanggal pengiriman surat, dan alamat penerima surat.
[Nama Pengirim Surat]
[Alamat Pengirim Surat]
[Kota, Kode Pos]
[Tanggal Pengiriman Surat]
Bagian 2: Tujuan Surat
Pada bagian ini, jelaskan dengan jelas tujuan surat Anda, yaitu untuk memberitahu penerima surat bahwa acara yang seharusnya diadakan diundur.
Perihal: Pemberitahuan Acara Diundur
Bagian 3: Isi Surat
Bagian ini adalah inti dari surat pemberitahuan acara diundur. Tuliskan dengan jelas alasan mengapa acara harus diundur, tanggal baru pelaksanaan acara, dan informasi-informasi penting lainnya seperti waktu dan tempat.
Kepada Yth,
[Nama Penerima Surat]
[Jabatan Penerima Surat]
[Nama Perusahaan/Organisasi]
[Alamat Perusahaan/Organisasi]
[Kota, Kode Pos]
Dengan hormat,
Kami dengan ini ingin memberitahukan bahwa acara yang seharusnya diadakan pada tanggal [tanggal awal] akan diundur ke tanggal [tanggal baru]. Hal ini disebabkan oleh [alasan mengapa acara diundur].
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul akibat perubahan jadwal ini. Kami memahami bahwa ini dapat menyebabkan gangguan bagi Anda.
Untuk itu, kami akan memastikan bahwa kami akan menginformasikan kepada Anda mengenai perubahan ini dengan lebih rinci melalui surat pemberitahuan resmi lainnya. Kami akan menyampaikan informasi terkait waktu dan tempat acara yang baru.
Terima kasih atas pengertian dan kerjasamanya dalam hal ini.
Hormat kami,
[Nama Pengirim Surat]
[Jabatan Pengirim Surat]
[Nama Perusahaan/Organisasi]
Bagian 4: Penutup
Pada bagian penutup, tuliskan kembali nama pengirim surat beserta jabatannya sebagai tanda bahwa surat ini resmi.
Hormat kami,
[Nama Pengirim Surat]
[Jabatan Pengirim Surat]
[Nama Perusahaan/Organisasi]
Contoh Surat Pemberitahuan Acara Diundur
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan acara diundur:
[Nama Pengirim Surat]
[Alamat Pengirim Surat]
[Kota, Kode Pos]
[Tanggal Pengiriman Surat]
Perihal: Pemberitahuan Acara Diundur
[Nama Penerima Surat]
[Jabatan Penerima Surat]
[Nama Perusahaan/Organisasi]
[Alamat Perusahaan/Organisasi]
[Kota, Kode Pos]
Dengan hormat,
Kami dengan ini ingin memberitahukan bahwa acara yang seharusnya diadakan pada tanggal [tanggal awal] akan diundur ke tanggal [tanggal baru]. Hal ini disebabkan oleh [alasan mengapa acara diundur].
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul akibat perubahan jadwal ini. Kami memahami bahwa ini dapat menyebabkan gangguan bagi Anda.
Untuk itu, kami akan memastikan bahwa kami akan menginformasikan kepada Anda mengenai perubahan ini dengan lebih rinci melalui surat pemberitahuan resmi lainnya. Kami akan menyampaikan informasi terkait waktu dan tempat acara yang baru.
Terima kasih atas pengertian dan kerjasamanya dalam hal ini.
Hormat kami,
[Nama Pengirim Surat]
[Jabatan Pengirim Surat]
[Nama Perusahaan/Organisasi]
Kesimpulan
Surat pemberitahuan acara diundur adalah surat resmi yang digunakan untuk memberitahu penerima surat bahwa sebuah acara harus ditunda ke tanggal yang baru. Dalam surat ini, Anda perlu menjelaskan alasan mengapa acara harus diundur, tanggal baru pelaksanaan acara, dan informasi-informasi penting lainnya seperti waktu dan tempat. Pastikan surat ini ditulis dengan format yang jelas dan terstruktur agar penerima surat dapat memahami dengan baik perubahan yang terjadi.
Menggunakan surat pemberitahuan acara diundur dapat membantu organisasi atau perusahaan Anda dalam mengkomunikasikan perubahan jadwal acara dengan efektif dan profesional. Pastikan untuk memberikan informasi yang jelas dan akurat agar tidak menimbulkan kebingungan atau ketidaknyamanan bagi penerima surat. Dalam situasi seperti ini, kerjasama dan pengertian dari semua pihak sangatlah penting.
Dengan mengikuti format surat yang tepat dan menyampaikan informasi dengan baik, surat pemberitahuan acara diundur Anda akan menjadi efektif dalam memberikan pengumuman perubahan jadwal acara kepada penerima surat. Jaga profesionalisme dalam penulisan surat dan pastikan untuk memberikan penjelasan yang tepat mengenai alasan di balik perubahan jadwal acara.