Pendahuluan
Telepon merupakan salah satu alat komunikasi yang paling umum digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Dalam berkomunikasi melalui telepon, terkadang kita tidak dapat menjawab panggilan atau membutuhkan pesan yang harus disampaikan kepada pihak yang menelepon. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk mengetahui bagaimana cara meninggalkan pesan telepon yang jelas dan efektif.
Langkah-langkah Meninggalkan Pesan Telepon yang Efektif
1. Sapaan Awal
Ketika meninggalkan pesan telepon, pastikan Anda memberikan sapaan awal yang sopan. Misalnya, “Halo, ini (nama Anda) dari (perusahaan atau organisasi Anda)”.
2. Identifikasi Diri
Jelaskan dengan jelas siapa Anda dan hubungan Anda dengan pihak yang menelepon. Misalnya, “Saya mewakili departemen pemasaran di perusahaan ABC”.
3. Tujuan Pesan
Sampaikan tujuan pesan Anda dengan jelas dan singkat. Misalnya, “Saya ingin memberitahu Anda bahwa pertemuan yang dijadwalkan besok akan ditunda.”
4. Informasi Tambahan
Jika ada informasi tambahan yang perlu disampaikan, pastikan untuk menyebutkannya secara singkat. Misalnya, “Kami akan memberi tahu Anda tentang jadwal yang baru secepatnya.”
5. Kontak Balik
Jangan lupa untuk meninggalkan informasi kontak Anda, seperti nomor telepon atau alamat email, agar pihak yang menelepon dapat menghubungi Anda kembali jika diperlukan.
6. Penutup
Akhiri pesan telepon Anda dengan ucapan terima kasih dan salam penutup yang sopan. Misalnya, “Terima kasih atas perhatian Anda. Mohon segera menghubungi saya kembali.”
Contoh Pesan Telepon
Berikut ini adalah contoh pesan telepon yang baik dan efektif:
“Halo, ini Sarah dari departemen keuangan di perusahaan XYZ. Saya ingin memberitahu Anda bahwa laporan keuangan bulan ini akan sedikit terlambat. Kami sedang mengalami beberapa kendala teknis dalam pengumpulan data. Kami akan mengirimkan laporan tersebut begitu masalahnya terselesaikan. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi saya di nomor 123-456-789 atau melalui email [email protected]. Terima kasih atas perhatiannya. Mohon segera menghubungi saya kembali. Sampai jumpa!”
Kesimpulan
Meninggalkan pesan telepon yang jelas dan efektif adalah keterampilan yang penting dalam komunikasi bisnis. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas dan memberikan informasi dengan jelas, Anda dapat meninggalkan pesan yang mudah dipahami dan meminimalkan potensi kesalahpahaman. Jangan lupa untuk selalu sopan dan ramah dalam setiap pesan telepon yang Anda tinggalkan.