General affair merupakan departemen yang bertanggung jawab dalam mengelola berbagai aspek administrasi dan operasional perusahaan. Dalam artikel ini, kami akan membahas secara detail mengenai deskripsi pekerjaan general affair dan tanggung jawab yang terkait.
Tanggung Jawab Utama
1. Mengelola fasilitas dan inventaris kantor, termasuk peralatan, perangkat keras, dan perangkat lunak yang diperlukan untuk operasional perusahaan.
2. Memastikan kebersihan dan keteraturan ruang kantor, termasuk area kerja, ruang pertemuan, dapur, dan toilet.
3. Mengurus kebutuhan perjalanan bisnis seperti tiket pesawat, akomodasi, dan transportasi bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas.
4. Menyediakan dukungan administrasi untuk departemen lain dalam hal pengurusan dokumen, pengarsipan, dan pengadaan kantor.
5. Mengelola kegiatan keamanan dan keselamatan kantor, termasuk pemantauan CCTV, kontrol akses, dan penanganan kejadian darurat.
6. Menyusun dan mengelola anggaran untuk kebutuhan departemen general affair.
7. Menjalin hubungan dengan vendor dan penyedia layanan eksternal untuk kebutuhan perusahaan seperti kebersihan, keamanan, dan perbaikan kantor.
8. Mengkoordinasikan kegiatan perusahaan seperti rapat, seminar, dan acara khusus lainnya.
9. Menangani keluhan karyawan terkait fasilitas kantor dan memberikan solusi yang tepat.
10. Memastikan perusahaan mematuhi peraturan dan kebijakan terkait administrasi dan operasional.
Kualifikasi dan Kemampuan yang Dibutuhkan
1. Pendidikan minimal D3 atau setara dalam bidang terkait.
2. Pengalaman kerja di bidang administrasi atau general affair diutamakan.
3. Memiliki pengetahuan luas mengenai manajemen fasilitas, administrasi kantor, dan keamanan.
4. Mampu mengelola inventaris dan anggaran dengan baik.
5. Kemampuan komunikasi yang baik dalam berbagai tingkatan, baik lisan maupun tulisan.
6. Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
7. Teliti, tanggap, dan dapat bekerja dengan cepat dalam menangani situasi darurat.
8. Mahir menggunakan komputer dan aplikasi perkantoran seperti Microsoft Office.
Kesimpulan
Dalam artikel ini, kami telah membahas deskripsi pekerjaan general affair yang mencakup tanggung jawab utama serta kualifikasi dan kemampuan yang dibutuhkan. Sebagai bagian integral dari operasional perusahaan, departemen general affair memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran administrasi dan mendukung kegiatan bisnis secara keseluruhan.