Pengertian Tembusan
Tembusan adalah salinan surat atau dokumen yang dikirim kepada pihak ketiga selain penerima utama. Tembusan biasanya digunakan untuk memberikan informasi tambahan kepada pihak lain yang terkait dengan surat atau dokumen tersebut.
Keperluan Penulisan Tembusan
Penulisan tembusan penting dilakukan untuk menginformasikan pihak lain yang belum menerima surat atau dokumen tersebut. Hal ini memastikan bahwa semua pihak yang berkepentingan mendapatkan informasi yang relevan dan dapat bertindak jika diperlukan.
Cara Menulis Tembusan dengan Benar
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tembusan yang benar:
1. Tentukan Penerima Utama
Sebelum menulis tembusan, pastikan Anda sudah menentukan penerima utama surat atau dokumen tersebut. Penerima utama adalah pihak yang menjadi fokus utama dalam surat tersebut.
2. Identifikasi Penerima Tembusan
Identifikasi pihak-pihak yang perlu menerima tembusan. Pilih dengan cermat pihak-pihak yang membutuhkan informasi tambahan terkait surat atau dokumen yang dikirim.
3. Letakkan Kata “Tembusan” pada Surat atau Dokumen
Pada bagian atas surat atau dokumen, letakkan kata “Tembusan” diikuti dengan daftar nama penerima tembusan. Ini membantu penerima utama mengetahui bahwa ada pihak lain yang juga mendapatkan salinan tersebut.
4. Cantumkan Nama dan Alamat Penerima Tembusan
Setelah kata “Tembusan”, cantumkan nama dan alamat lengkap penerima tembusan. Pastikan informasi tersebut jelas dan akurat agar surat atau dokumen dapat sampai ke pihak yang dituju.
5. Gunakan Format yang Tepat
Pilih format yang sesuai untuk penulisan tembusan. Anda dapat menggunakan format tabel atau hanya mencantumkan nama penerima tembusan dalam satu baris dengan tanda pisah koma di antara setiap nama.
6. Letakkan Tembusan pada Amplop atau Surat Elektronik
Jika Anda mengirim surat fisik, letakkan salinan tembusan dalam amplop yang terpisah dengan surat utama. Jika Anda mengirim surat melalui email, cantumkan alamat email penerima tembusan di bagian CC (Carbon Copy) atau BCC (Blind Carbon Copy).
Contoh Penulisan Tembusan yang Benar
Berikut adalah contoh penulisan tembusan yang benar:
Tembusan:
1. Bapak Agus Setiawan – Jl. Merdeka No. 10, Jakarta
2. Ibu Maria Dewi – Jl. Gatot Subroto No. 5, Bandung
3. PT ABC Indonesia – Jl. Asia Tenggara No. 15, Surabaya
Kesimpulan
Penulisan tembusan yang benar penting dilakukan agar informasi yang relevan dapat diterima oleh semua pihak yang berkepentingan. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat menuliskan tembusan dengan mudah dan akurat. Pastikan Anda selalu memeriksa kembali daftar penerima tembusan sebelum mengirim surat atau dokumen untuk menghindari kesalahan yang tidak diinginkan.