Apakah Anda pernah mendengar tentang shared service? Jika Anda merupakan seorang pengusaha atau pekerja di dunia bisnis, mungkin Anda sudah tidak asing lagi dengan konsep ini. Shared service adalah suatu model bisnis yang bertujuan untuk mengoptimalkan dan menyederhanakan proses bisnis dalam sebuah organisasi. Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang shared service dan bagaimana hal tersebut dapat membantu meningkatkan efisiensi bisnis Anda.
Shared service adalah konsep di mana satu departemen atau unit dalam sebuah organisasi memberikan layanan bisnis kepada departemen atau unit lainnya di dalam organisasi tersebut. Tujuan utama dari shared service adalah untuk mengurangi duplikasi pekerjaan, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi biaya operasional.
Sebagai contoh, bayangkan sebuah perusahaan besar yang memiliki beberapa departemen seperti keuangan, sumber daya manusia, dan IT. Dalam model tradisional, setiap departemen akan memiliki tim mereka sendiri untuk menangani tugas-tugas tersebut. Namun, dengan adanya shared service, perusahaan tersebut dapat memusatkan fungsi-fungsi tersebut ke dalam satu departemen yang akan memberikan layanan kepada departemen lainnya.
Ada beberapa manfaat yang dapat Anda peroleh dengan menerapkan shared service dalam bisnis Anda:
1. Efisiensi Operasional
Dengan memusatkan fungsi-fungsi bisnis ke dalam satu departemen, Anda dapat menghindari duplikasi pekerjaan yang tidak perlu. Hal ini akan menghemat waktu dan sumber daya yang kemudian dapat dialokasikan ke bagian-bagian lain yang lebih krusial dalam bisnis Anda.
2. Penurunan Biaya
Dengan mengurangi duplikasi pekerjaan dan mengoptimalkan proses bisnis, Anda dapat mengurangi biaya operasional. Shared service memungkinkan Anda untuk menghindari pemborosan yang tidak perlu dan mengalokasikan anggaran Anda ke bagian yang lebih penting.
3. Peningkatan Kualitas Layanan
Dalam shared service, tim yang bertanggung jawab atas layanan tersebut akan memiliki keahlian dan pengalaman yang lebih terfokus pada fungsi bisnis yang mereka kerjakan. Hal ini akan meningkatkan kualitas layanan yang diberikan kepada departemen lainnya.
4. Standarisasi Proses
Dengan adanya shared service, Anda dapat memperkenalkan standar proses yang konsisten untuk seluruh departemen dalam organisasi Anda. Hal ini akan membantu meningkatkan efisiensi, kolaborasi, dan akurasi dalam menjalankan bisnis Anda.
Implementasi shared service yang sukses membutuhkan perencanaan dan pengelolaan yang baik. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ikuti:
1. Identifikasi Fungsi Bisnis yang Dapat Dibagikan
Langkah pertama adalah mengidentifikasi fungsi bisnis yang dapat diintegrasikan menjadi shared service. Analisis proses bisnis Anda dan cari tahu apakah ada fungsi-fungsi tertentu yang dapat dikonsolidasikan.
2. Pilih Tim yang Kompeten
Setelah mengidentifikasi fungsi bisnis yang akan dijadikan shared service, langkah selanjutnya adalah memilih tim yang kompeten untuk mengelola dan menyediakan layanan tersebut. Pastikan mereka memiliki pengetahuan dan keterampilan yang sesuai.
3. Buat Proses dan SOP yang Jelas
Untuk menjaga konsistensi dan efisiensi, penting untuk membuat proses dan standar operasional yang jelas. Hal ini akan membantu tim shared service dalam menjalankan tugas-tugas mereka dengan baik.
4. Komunikasi yang Efektif
Untuk memastikan kesuksesan implementasi shared service, komunikasi yang efektif antara tim shared service dan departemen lainnya sangat penting. Pastikan semua pihak terlibat memahami manfaat dan tujuan dari shared service.
Kesimpulan
Shared service adalah salah satu strategi yang dapat Anda gunakan untuk mengoptimalkan proses bisnis Anda. Dengan mengurangi duplikasi pekerjaan, mengoptimalkan biaya, dan meningkatkan kualitas layanan, Anda dapat mencapai efisiensi yang lebih tinggi dalam bisnis Anda. Namun, perlu diingat bahwa implementasi shared service membutuhkan perencanaan yang matang dan pengelolaan yang baik. Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah disebutkan di atas, Anda dapat mengambil langkah pertama menuju kesuksesan shared service dalam bisnis Anda.